وصف وظيفي

يقوم مساعد البرنامج بدور حاسم في دعم برامج المنح والتبادل ضمن القسم، بما في ذلك برامج وزارة الخارجية الأمريكية وبرامج أخرى تمويلها من قبل الحكومة الأمريكية. يتحمل المسؤولية عن التواصل والتوظيف، ويعمل على تعزيز الفرص من خلال قنوات متعددة. يساعد في عملية الاختيار، ويحافظ على بيانات البرنامج بدقة، ويقدم الدعم الأساسي للمنحين، بما في ذلك تنسيق السفر ومشاركة الخريجين. الدور يشمل مهام إدارية وتغطية الفعاليات، وضمان مستوى عالٍ من الاحتراف والمعايير الأخلاقية. يقدم مساعد البرنامج تقارير إلى ضابط المنح ومدير البلد، ويسهم بشكل كبير في نجاح مبادرات القسم.

حالة التوظيف

وقت كامل - (9:00 صباحًا - 5:00 مساءً) - من الأحد إلى الخميس.

المسؤوليات

• الترويج والتوعية: المساعدة في الترويج لفرص المنح من خلال قنوات متنوعة، بما في ذلك وسائل التواصل الاجتماعي، المواقع الإلكترونية، الإذاعات، الصحف، والتواصل مع المؤسسات التعليمية.
• التوظيف والزيارات التوعوية: تنظيم وإجراء زيارات توعوية وأنشطة توظيف لبرامج المنح/التبادل حسب الحاجة، تحت إشراف ضابط المنح.
• الدعم ومتابعة: متابعة الطلاب وأولياء الأمور، والتعامل مع قضايا وطلبات الدعم أثناء البرنامج وطلباتها، والبحث عن توجيه من ضابط المنح عند الضرورة.
• عملية الاختيار: المساعدة في عمليات الفحص والتقييم وعملية اختيار جميع برامج المنح والتبادل، مع ضمان إجراء منصف ومتين.
• إدارة البيانات: إدخال والمحافظة على البيانات الدقيقة المتعلقة ببرامج المنح، والمتقدمين، والمستلمين، مع ضمان سلامة البيانات والسرية٬ الاعتناء بقواعد البيانات المتعلقة بالمنح وسجلات الخريجين وملفات المشروع، مع الاهتمام بالدقة والإمكانية.
• الدعم الاستراتيجي: المشاركة في مناقشات استراتيجية، والمساهمة في تصميم حملات الترويج والتوعية، ودعم أنشطة القسم المتنوعة.
• دعم المنح: متابعة مع المنح لاستكمال الملفات، والتدريب، وتقديم طلبات التأشيرة. تنسيق التوجيه وترتيبات السفر، خاصة بالنسبة للقاصرين، تحت إشراف ضابط المنح. مرافقة مستلمي المنح إلى الولايات المتحدة و/أو عودتهم عند الضرورة.
• التواصل والتنسيق: الرد على استفسارات الأفراد والمؤسسات بشأن معلومات البرنامج عبر البريد الإلكتروني والهاتف. المساعدة في التصوير وتغطية الفعاليات.
• مشاركة الخريجين: العمل مع خريجي برامج المنح لتطوير ومراقبة خطط الخريجين، وتعزيز شبكة قوية ومجتمع متماسك.
• دعم إداري: جمع محاضر الاجتماعات، ووثائق أنشطة البرنامج، والمساعدة في الترجمة، وإشراف العمليات التي تقوم بها العملية عند الضرورة.
• الاحتراف والمعايير الأخلاقية: عرض مظهر احترافي، والحفاظ على موقف تعاوني، والالتزام بمعايير أخلاقية عالية في جميع التفاعلات والأنشطة.
• واجبات أخرى حسب الحاجة: أداء واجبات أخرى ذات صلة حسب التكليف من قبل ضابط المنح و/أو مدير البلد، والمساهمة في النجاح الشامل لمبادرات القسم.

المؤهلات والمهارات المطلوبة:

• درجة جامعية في التعليم أو الأعمال أو مجال ذي صلة.
• خبرة ذات صلة لمدة 3-5 سنوات.
• إجادة استثنائية للغة الإنجليزية في الكتابة والمحادثة، وإجادة اللغة العربية كلغة أم.
• القدرة على تقديم عروض شفهية فعّالة باللغتين العربية والإنجليزية.
• منظم ومراع للتفاصيل.
• مهارات اتصال وتنظيم ممتازة.
• القدرة على إدارة العديد من المهام في بيئة عمل مزدحمة.
• القدرة على العمل بشكل مستقل وكجزء من فريق، وتوجيه الذات والدفع الذاتي.
• موقف إيجابي، والقدرة على العمل بشكل جيد مع الآخرين.
• إجادة برامج Microsoft Word وExcel وOutlook مطلوبة؛ معرفة ببرامج وأدوات الوسائط الاجتماعية والإنترنت.
• القدرة والاستعداد للسفر إلى الضفة الغربية وقطاع غزة والقدس والولايات المتحدة.
• الإجادة المهنية في اللغة الإنجليزية في الكلام والكتابة (الحد الأدنى نقاط TOEIC 850 أو ما يعادلها).